La Importancia de la Gestión Estratégica de las Compras
El contexto económico actual viene de sufrir una serie de hechos que han impactado de lleno en la cadena de suministro (principalmente en el área de logística y compras); podemos destacar entre otros factores: el parón de la economía, los bloqueos de China en trasporte intercontinental (agravado por la dependencia existente sobre este país), la huelga de transporte y paro del sector, el conflicto Rusia-Ucrania, la falta de suministros en toda la cadena de valor (escasez y poca fiabilidad), subidas históricas en costes de materias primas y costes energéticos, etc.
Además, las perspectivas económicas que tenemos para el próximo ejercicio 2023 tampoco son muy alentadoras, con bajas previsiones de crecimiento económico mundial, incertidumbre en la demanda y una alta volatilidad de los precios de las materias primas. Todos estos factores tienen una incidencia directa en la cadena de suministros y obliga a las empresas a tratar la gestión de las compras y logística como actividades estratégicas y críticas para el devenir de sus organizaciones.
Lejos de centrarnos en los aspectos negativos, debemos focalizarlos en aquello que suponga una oportunidad para nuestras organizaciones, ya saben aquello de “en tiempos de crisis, mientras unos lloran, otros venden pañuelos”. Es por ello por lo que el contexto actual hace que nos encontremos en un momento idóneo y una oportunidad única y necesaria para reinventar nuestras organizaciones optimizando la gestión de las compras, de forma que seamos capaces de detectar aquellos puntos de mejora nucleares, corregirlos y potenciarlos.
Es más, según el prestigioso estudio Chief Procurement Officer Study, IBM Institute for Business Value «El área de gestión de compras puede ser un componente clave para la generación de valor en la empresa. Determinados modelos de gestión impulsan el crecimiento de los ingresos alrededor de un 20% y pueden mejorar el margen de beneficios en al menos un 15%». De ahí nace la importancia de otorgar a la gestión de las compras en una compañía un carácter nuclear y estratégico.
¿En qué consiste la gestión estratégica de las compras?
En primer lugar, se debe realizar una rigurosa revisión de los gastos al detalle (analizando el evolutivo de las compras por proveedores, categoría de gasto, tipología de productos, etc.) con el objetivo de:
- Realizar una clasificación adecuada de los gastos.
- Análisis de los gastos (valores absolutos y relativos, conceptos de gasto, proveedores, etc.).
- Analizar e identificar de los inductores de coste de cada partida de gasto.
- Determinar el origen y justificar cada gasto con el fin de optimizar la estructura de gastos.
- Analizar el nivel de concentración de los proveedores.
- Evaluar la sustituibilidad de los proveedores.
- Evaluar la sustituibilidad de los productos por algo más económico (buscar alternativas alineadas con la estrategia de compra establecida).
¿Cómo optimizar la gestión de aprovisionamientos y proveedores mitigando los riesgos existentes?
tro punto muy importante de la gestión de compras es la evaluación del riesgo que presenta el pool de proveedores; este es un factor que muy pocas empresas trabajan como es debido, por lo que hemos observado en nuestros más de 25 años de experiencia. De hecho, uno de los errores más comunes es tratar de trabajar con todos los proveedores de la misma manera, algo que generalmente acaba resultando inefectivo.
Para dar cobertura a este punto, solemos utilizar la Matriz de Krajlic: este es un modelo clave para cualquier estrategia de compra. Por eso esta matriz propone orientaciones estratégicas concretas en cada caso para poder frente a los principales proveedores y reducir así los riesgos.
Esta matriz es divisible en dos dimensiones:
- IMPACTO FINANCIERO / IMPACTO EN EL RESULTADO (EJE Y): tiene en cuenta el coste total (volumen) y su impacto en la rentabilidad.
- IMPACTO EN EL SUMINISTRO / RIESGO DE INCUMPLIMIENTO (EJE X): la complejidad del mercado de proveedores: relacionado con las restricciones (escasez de la oferta, sustitución de materiales, el ritmo de la tecnología, ciclos de producción, monopolios, etc.), es decir, lo que se conoce como factores de riesgo.
Según esta herramienta, la estrategia de una empresa hacia un proveedor está determinada por la posición que ocupa su suministro en la matriz de Krajlic. Recíprocamente, determina qué puede esperar un proveedor de su cliente.
Por tanto, este modelo clasifica a los productos de los que la empresa se aprovisiona en cuatro categorías y se tiene que definir planes específicos para cada familia/grupo de compra y proveedor quedando definidos el tipo de relación a desarrollar con los proveedores.
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- PRODUCTOS APALANCADOS: Encontrar mejores Ofertas y Propuestas
- PRODUCTOS ESTRATÉGICOS: Realizar Alianzas Estratégicas
- PRODUCTOS RUTINARIOS: Simplificar los Procesos Administrativos
- PRODUCTOS CUELLOS DE BOTELLA: Asegurar el Suministro
¿Cómo nos organizamos internamente para garantizar una gestión eficiente y adecuada de las compras?
Para una gestión eficiente de las compras, es fundamental que éstas se centralicen en un número óptimo de personas. Se debe identificar a los responsables de cada categoría de gastos y estos se han de encargar de la gestión de compras y proveedores de la compañía. Para ello, primero se debe estudiar y revisar sus funciones para tratar de redefinir (en su caso) sus funciones y responsabilidades.
Este punto que acabamos de introducir es de vital importancia; ya que asignando responsables a cada categoría de gasto, estamos trabajamos el concepto de la especialización. La especialización lo que permite es que la persona encargada de la gestión de compra conozca perfectamente lo que está comprando y tenga los conocimientos suficientes para estar permanentemente explorando nuevos proveedores, nuevos productos sustitutivos, que gane conocimiento del producto y que gane, en última instancia, capacidad de conocimiento y negociación.
Todo ello desembocará, o bien que en una negociación global con un proveedor se consiga las mejores condiciones comerciales, financieras y de todo tipo; o bien que en cada transacción con algún proveedor tenga la fuerza para que, además de las condiciones generales, pueda negociar algún descuento o condición adicional específico.
¿Cómo aseguramos de que estamos ejecutando y llevando a cabo la gestión de compras y proveedores de forma correcta?
Este punto lo debemos asegurar a través del desarrollo de normas, procesos, procedimientos y controles internos. Es crucial no burocratizar en exceso el departamento de compras, pero una cierta procedimentación es esencial; ya que se tiene que trabajar con sistemática y con rigor.
De este modo, los aspectos esenciales relativos a la gestión de aprovisionamientos y proveedores quedarán claramente definidos. Aspectos tales como:
- Identificar y planificar adecuadamente las necesidades de compras.
- Tener un control absoluto del gasto a través de una Matriz de Autorización del Gasto. Se debe establecer: quien puede compra qué productos y según qué límites de compra debe pedir autorización.
- Ser capaz de aprovechar todas las oportunidades que suponga una mejora para el Departamento de Compras.
- Contar con adecuadas políticas de pagos, descuentos, rappeles, etc. para una óptima gestión de proveedores en los aspectos financieros y comerciales.
- Normas para el lanzamiento de pedidos, seguimiento, control, reclamaciones y gestión
- Disponer de una metodología para el control de almacén e inventarios.
- Disponer de políticas para la: búsqueda, identificación, selección, homologación y evaluación de proveedores estratégicos.
- Políticas que determinen qué compras de más de X euros hay que pedir presupuestos a al menos tres proveedores.
- Sobre qué categorías de gasto la compañía debe tender a concentrar al máximo las compras en un número reducido de proveedores.
¿Cómo hacemos el seguimiento y controlamos que cumplimos con los objetivos estratégicos?
Todo lo anterior debe estar integrado en un cuadro de mando gestión de Compras, Aprovisionamientos y Gestión de Stocks y Proveedores cuyo objeto ha de ser el de proveer al gestor de compras de una solución que le permita la toma de decisiones óptimas, facilitándole una visión completa de la información necesaria para el correcto desarrollo de su función, tanto de todo lo que sucede a nivel interno, como de todos aquellos indicadores macros externos que afectan a la gestión de compras.
Si usted es capaz de gestionar sus compras de manera estratégica y ordenada, crear un departamento de compras desde una visión completa y global como un todo a nivel de: departamento, organización y de información (tanto externa como interna), usted sin duda tiene en sus manos la oportunidad de construir una ventaja competitiva para su empresa que le permitirá ganar mucho dinero.
Si quieres más información sobre cómo optimizar la gestión de tus compras, contacta con nosotros.