¿Por qué es importante realizar un diagnóstico de tu Sistema de Gestión de Costes?
La decisión de incorporar cambios significativos en el Sistema de Gestión suele ir acompañada de dificultades; pero, por el contrario, mantener un Sistema de Gestión inadecuado se traducirá en problemas aún mayores con el transcurso del tiempo. Dichos problemas no se circunscribirán únicamente a una cuestión de eficiencia, sino que podrán acabar provocando dificultades para hacer frente a las exigencias de mercado (del que podríamos, incluso, ser expulsados).
En cualquier situación debemos analizar permanentemente nuestro entorno, tanto los factores externos de naturaleza global (como por ejemplo, nuestros competidores) como a los factores internos y a las señales que nos proveen los distintos departamentos y áreas de nuestra propia organización.
Hemos de analizar qué ha cambiado en ese entorno y qué señales recibimos, anticiparnos a lo que creemos que podría cambiar en el futuro y definir e implementar nuestro Plan Progresivo de Adaptación a dicho cambio.
Uno de los aspectos clave de la gestión depende de qué Sistema para el Cálculo de Costes hemos adoptado.
Al igual que un médico diagnostica una enfermedad, las compañías deberían solicitar con cierta periodicidad estudios preventivos especializados a profesionales para determinar si su Sistema de Medición de Costes es adecuado, dispone de áreas de mejora o está cercano a la obsolescencia.
Síntomas de un Sistema de Gestión de Costes ineficaz
R. Cooper, uno de los padres de los Sistemas modernos de Medición de Costes, describió algunos síntomas, ya en 1989, que reflejaban (y todavía lo hacen) una incorrecta medición o gestión de los costes. Destacaríamos, por ser los más representativos, los siguientes:
- Los directores de producción saben cuándo un producto es problemático en su fabricación y los directores de marketing saben cuándo un producto no es competitivo. Sin embargo, nuestro Sistema de Gestión de Costes nos reporta unos altos márgenes para dicho producto.
- No somos capaces de comprender nuestros márgenes en ciertos productos.
- Algunos departamentos desconfían de los costes reportados por otras áreas y elaboran su propia Información de Costes. Esta es una situación más grave de lo que parece, ya que se ponen en tela de juicio las bases sobre las que se toman decisiones estratégicas y se resiente la productividad de las áreas por duplicidad en las actividades.
- El Departamento de Control de Gestión consume demasiado tiempo evaluando la rentabilidad de determinados proyectos, cuando un correcto Sistema de Información de Costes debería facilitar la información necesaria en poco tiempo.
- Disponemos de un gran margen en un nicho de mercado exclusivo en el que debería aparecer competencia, pero nunca aparece. En este caso, será conveniente que revisemos nuestros Métodos de Cálculo de Costes para el producto, pues puede que, aplicándole un correcto análisis, no sea tan atractivo en sus márgenes como nosotros pensábamos.
- A nuestros clientes no les importa que incrementemos el precio del producto y su demanda no varía significativamente ante el aumento de coste. En este tipo de situaciones, es posible que nuestros clientes conozcan mejor nuestro producto o servicio que nosotros mismos.
- Los precios ofrecidos por nuestros competidores son sorprendentemente bajos, incluso ofertando precios de venta que quedan por debajo de nuestros costes, sin que haya evidencias de una mayor eficiencia de sus sistemas productivos.
Podríamos reforzar nuestro diagnóstico con la información publicada por Siu Y.Chan y D.S.Y Lee en 2003 en la que se expone que existe una relación empírica directa entre el volumen de costes no relacionados directamente con el producto y los síntomas que reflejan obsolescencia en el Sistema de Gestión de Costes.
Por supuesto, existen otros factores e indicadores, pero podríamos afirmar que los síntomas externos más frecuentes corresponden a precios de la competencia exageradamente bajos y, en algunos casos, a descensos en el precio de nuestros productos sin efectos significativos en la demanda; aunque no debemos basarnos únicamente en estos síntomas, ya que podrían deberse a una estrategia comercial específica de nuestros competidores o a una baja elasticidad-precio de nuestros clientes.
El diagnóstico se ve reforzado cuando los factores externos van acompañados de factores procedentes de nuestra organización; como un excesivo tiempo dedicado a la evaluación de los costes de determinados proyectos o muestras de desconfianza por parte del resto de departamentos en cuanto a los resultados del cálculo presentados por el departamento correspondiente.
Una vez definido un diagnóstico claro y si este, inequívocamente, apunta hacia la obsolescencia de nuestro Sistema de Información de Costes, deberemos determinar cuál es el sistema más adecuado a nuestra situación actual. Pero eso da para otros artículos.
Ahora que conoces su importancia y, especialmente, si has identificado alguno de los síntomas mencionados en tu empresa, te invitamos a contactar con nosotros para realizar un diagnóstico de tu Sistema de Información de Costes y prevenir riesgos innecesarios en tu negocio.